工作通知


2022关于授位研究生学位档案归档通知
作者:  来源:  发布时间:2022年06月17日 10:42  浏览次数:


一、《研究生管理系统》中学位档案信息录入

登陆并完成《研究生管理系统》中有关信息录入。

1、登陆《研究生管理系统》(http://www.gradms.sdu.edu.cn/login)选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单,进入卷内目录填写界面。
填写数据要求如下: (形成时间为当时填写此材料的时间

例如:

材料名称

形成时间

份数

页数

备注

博士、硕士学位论文

答辩申请书

2022.05

1

4



页面中如显示灰色部分为系统自动生成,学生不能更改。

其中,形成时间格式为YYYY,MM,份数、页数为数字格式;份数为同一种类型的材料有几份;页数是指同一种类型的材料一共有多少页(单面为1页双面如果都有内容为2),如:论文答辩表决票5份,每份1页,那么份数填5 ,页数应该填5 ;论文页数填写论文总页数。信息填写完毕后,点击提交按钮。
表决票的粘贴方法如图:左对齐粘在一张A4白纸上,阶梯排列露出红章。每张右下角标流水号.

 



二、打印学位档案(JX1213)卷内目录、整理档案
选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单,点击“打印”按钮,打印卷内目录。然后,根据打印出的卷内目录进行学位档案纸质实体的整理工作。

1. 本次上交材料数量要求:

1)归档文件材料1

2、文件材料的整理与立卷

原则:归档学位文件材料要做到齐全、完整、准确、系统。

具体整理与立卷步骤如下:

(一) 打印卷内目录:在自己的系统中打印。

(二)文件组卷:博士、硕士学位材料按人组卷,一人一卷。一般每卷不超过 200 页;

(三)排序:博士、硕士研究生学位材料按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列;

(四)编码:按序排好后在材料每一文字页(有字页)的非装订线一侧下角,用铅笔顺次编写流水号( 12、… )直到最后一页,空白纸不标号,表决票每张标号,白纸不标,学位论文封面右下角接学位档案末页进行编号。 编号完成与卷内目录核对页号是否一致(页号为此材料的起始号,系统自动生成,如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误,请修改更正。)

(五)填写卷内备考表:学院统一发放按顺序附最后一页即可,不用编号.

(六)填写卷皮:学院统一发放

案卷题名:山东大学 2021-2022学年毕业 (本人姓名) 博士(硕士)学位申请书、学位论文等。

归档单位:药学院

起止时间:卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如: 2019.09-2022.06

页号: 论文封面右下角铅笔编的流水号  

装订:除学位论文外,其它材料按规范要求装订成册。方法是三孔一线,装订前应去掉文件材料上的金属钉(整个卷不允许有任何金属装订物。三孔一线方法如图:

将线两头分别穿入中间形成的线孔中拉紧系死扣即可

3文件材料的规格与质量

(一) 凡归档的学位文件材料均应是原件。研究生学位论文打印原稿,必须是研究生及其导师亲笔签名的正本。

(二) 归档文件材料应字迹清晰,书写工整,用笔符合档案要求,即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者,必须予以纠正。

(三) 归档文件材料应统一规格。

4.需要检查的内容(见下表)



序号

检查内容

备注



1

卷内目录是否自己在系统内打印


2

是否按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列


3

标号是否正确

按序排好后在材料每一文字页(有字页)的非装订线一侧下角,用铅笔顺次编写流水号( 12、… )直到最后一页,空白纸不标号,表决票每张标号,白纸不标。

4

编号完成与卷内目录核对页号是否一致


5

最后一页是否为备考表

备考表立卷时间填写:2022.6.30  




1

归档的学位文件材料是否均为原件。研究生学位论文是否为打印原稿,且为研究生及其导师亲笔签名的正本


2

用笔及书写是否符合要求

归档文件材料应字迹清晰,书写工整,用笔符合档案要求,即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者,必须予以纠正。

3

归档论文是否提交

1本胶装论文与归档材料同时提交



1

案卷题名:山东大学 2021-2022学年毕业 (本人姓名) 博士(硕士)学位申请书、学位论文等。


2

归档单位:药学院


3

起止时间:卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如: 2019.09-2022.06


4

页号:论文首页右下角铅笔编的流水号




1

除学位论文外,其它材料是否按规范要求装订成册。


2

是否为三孔一线法,线是否拉紧系好;


3

装订前是否已去掉文件材料上的金属钉(整个卷不允许有任何金属装订物)。  


4

是否将装订本侧面的棱折好

一般20页左右一个棱








三、整理学籍档案

1. 本次上交材料数量要求:

1)研究生学籍卡、成绩单(中英)、审批表

2、文件材料的整理与立卷

具体整理与立卷步骤如下:

排序:按照研究生学籍卡、成绩单(中英)、审批表顺序排序;


提交时间及方式

档案整理好后,与学位服一起,于2022622日上午9:00-11:00交至研究生秘书处(综合楼112

特别提示:

1、学位档案中一式两份的材料只放一份(如在职资格审核简况表及学位审批书(或专业学位申请书)成绩单.)

2、在职人员人事档案存放材料:硕士:报名资格审核简况表(资格审查结束时已返还)、学位审批书(专业申请书)、成绩单各一份;  博士:专业申请书、学业成绩考核表各一份,递交所在单位人事部门进行归档。

3请检查各自学位审批书(申请书)最后一页“学位证书编号”一栏是否填写及毕业审批表中“毕业证书编号”一栏是否填写,相关证书编号可在自己的研究生管理系统中查询。所有盖章签名处有无缺漏。



 
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2022关于授位研究生学位档案归档通知
发布日期:2022-06-17  浏览次数:


一、《研究生管理系统》中学位档案信息录入

登陆并完成《研究生管理系统》中有关信息录入。

1、登陆《研究生管理系统》(http://www.gradms.sdu.edu.cn/login)选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单,进入卷内目录填写界面。
填写数据要求如下: (形成时间为当时填写此材料的时间

例如:

材料名称

形成时间

份数

页数

备注

博士、硕士学位论文

答辩申请书

2022.05

1

4



页面中如显示灰色部分为系统自动生成,学生不能更改。

其中,形成时间格式为YYYY,MM,份数、页数为数字格式;份数为同一种类型的材料有几份;页数是指同一种类型的材料一共有多少页(单面为1页双面如果都有内容为2),如:论文答辩表决票5份,每份1页,那么份数填5 ,页数应该填5 ;论文页数填写论文总页数。信息填写完毕后,点击提交按钮。
表决票的粘贴方法如图:左对齐粘在一张A4白纸上,阶梯排列露出红章。每张右下角标流水号.

 



二、打印学位档案(JX1213)卷内目录、整理档案
选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单,点击“打印”按钮,打印卷内目录。然后,根据打印出的卷内目录进行学位档案纸质实体的整理工作。

1. 本次上交材料数量要求:

1)归档文件材料1

2、文件材料的整理与立卷

原则:归档学位文件材料要做到齐全、完整、准确、系统。

具体整理与立卷步骤如下:

(一) 打印卷内目录:在自己的系统中打印。

(二)文件组卷:博士、硕士学位材料按人组卷,一人一卷。一般每卷不超过 200 页;

(三)排序:博士、硕士研究生学位材料按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列;

(四)编码:按序排好后在材料每一文字页(有字页)的非装订线一侧下角,用铅笔顺次编写流水号( 12、… )直到最后一页,空白纸不标号,表决票每张标号,白纸不标,学位论文封面右下角接学位档案末页进行编号。 编号完成与卷内目录核对页号是否一致(页号为此材料的起始号,系统自动生成,如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误,请修改更正。)

(五)填写卷内备考表:学院统一发放按顺序附最后一页即可,不用编号.

(六)填写卷皮:学院统一发放

案卷题名:山东大学 2021-2022学年毕业 (本人姓名) 博士(硕士)学位申请书、学位论文等。

归档单位:药学院

起止时间:卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如: 2019.09-2022.06

页号: 论文封面右下角铅笔编的流水号  

装订:除学位论文外,其它材料按规范要求装订成册。方法是三孔一线,装订前应去掉文件材料上的金属钉(整个卷不允许有任何金属装订物。三孔一线方法如图:

将线两头分别穿入中间形成的线孔中拉紧系死扣即可

3文件材料的规格与质量

(一) 凡归档的学位文件材料均应是原件。研究生学位论文打印原稿,必须是研究生及其导师亲笔签名的正本。

(二) 归档文件材料应字迹清晰,书写工整,用笔符合档案要求,即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者,必须予以纠正。

(三) 归档文件材料应统一规格。

4.需要检查的内容(见下表)



序号

检查内容

备注



1

卷内目录是否自己在系统内打印


2

是否按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列


3

标号是否正确

按序排好后在材料每一文字页(有字页)的非装订线一侧下角,用铅笔顺次编写流水号( 12、… )直到最后一页,空白纸不标号,表决票每张标号,白纸不标。

4

编号完成与卷内目录核对页号是否一致


5

最后一页是否为备考表

备考表立卷时间填写:2022.6.30  




1

归档的学位文件材料是否均为原件。研究生学位论文是否为打印原稿,且为研究生及其导师亲笔签名的正本


2

用笔及书写是否符合要求

归档文件材料应字迹清晰,书写工整,用笔符合档案要求,即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者,必须予以纠正。

3

归档论文是否提交

1本胶装论文与归档材料同时提交



1

案卷题名:山东大学 2021-2022学年毕业 (本人姓名) 博士(硕士)学位申请书、学位论文等。


2

归档单位:药学院


3

起止时间:卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如: 2019.09-2022.06


4

页号:论文首页右下角铅笔编的流水号




1

除学位论文外,其它材料是否按规范要求装订成册。


2

是否为三孔一线法,线是否拉紧系好;


3

装订前是否已去掉文件材料上的金属钉(整个卷不允许有任何金属装订物)。  


4

是否将装订本侧面的棱折好

一般20页左右一个棱








三、整理学籍档案

1. 本次上交材料数量要求:

1)研究生学籍卡、成绩单(中英)、审批表

2、文件材料的整理与立卷

具体整理与立卷步骤如下:

排序:按照研究生学籍卡、成绩单(中英)、审批表顺序排序;


提交时间及方式

档案整理好后,与学位服一起,于2022622日上午9:00-11:00交至研究生秘书处(综合楼112

特别提示:

1、学位档案中一式两份的材料只放一份(如在职资格审核简况表及学位审批书(或专业学位申请书)成绩单.)

2、在职人员人事档案存放材料:硕士:报名资格审核简况表(资格审查结束时已返还)、学位审批书(专业申请书)、成绩单各一份;  博士:专业申请书、学业成绩考核表各一份,递交所在单位人事部门进行归档。

3请检查各自学位审批书(申请书)最后一页“学位证书编号”一栏是否填写及毕业审批表中“毕业证书编号”一栏是否填写,相关证书编号可在自己的研究生管理系统中查询。所有盖章签名处有无缺漏。



 
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